质量是企业的生命,生产出符合客户质量要求的产品,可以是说每个印刷企业梦寐以求的目标之一,然而如何实现这一目标却需要印刷企业的管理人员认真思考。SOP (标准化作业流程)工具为印刷企业获得持续、稳定的印刷质量,确保产品质量和企业的服务能够得到客户的认可提供了保障。

　　文中对什么是SOP、如何建立SOP、SOP的作用、SOP可能带来的弊端、SOP在我国印刷企业中的应用现状做了简要分析,并以卷筒纸印刷机开机作业程序为实例,示意说明SOP在印刷企业的具体应用。

1　SOP (标准化作业流程)

　　对于制造型企业而言, SOP ( Standard Operating Procedure,简称SOP)是由企业针对企业内部生产作业流程的特点,自行编制的作业准则或操作规范。SOP 的形式可以是操作手册或指导作业书,其中可能包含有生产记录、相关表格、图示操作说明以及评估报告等, SOP是正确、持续稳定地进行一项作业的基础和保证。

　　SOP的目的是为了使操作人员通过相同的操作程序,获得统一的动作,创造出质量稳定的产品,印刷业属于典型的制造型行业,对于印刷企业来讲,实行SOP的一些基本目标包括:1) 人员与设备的安全生产; 2) 操作流程的效率最大化;3) 不同作业流程之间的协调互动; 4) 使资源浪费最小; 5) 平衡组织内技能的分布; 6) 定义可以接受的产品质量(包括颜色、规格、包装等) 。

2　印刷企业SOP举例

　　以卷筒纸印刷中印刷机开机作业流程的标准化为例,示意SOP在印刷企业中的应用。

　　在印刷机开机作业流程中,印刷企业应该追求实现2个基本目标:确保开机阶段时间足够短、浪费尽可能少;确保在相对较短的时间内达到预期的印刷质量要求。

　　在开动印刷机以前,印刷机操作人员需要对预设纸卷张力、墨区预设值等进行检查,然后才能按下启动按钮,将印刷机加速到预设值,同时调整印品颜色、套印以及其它一些设置,最终达到印刷机预设的速度生产质量合格的印刷品。

　　在印品达到预定要求以前,累积起来的资源浪费应该用某种可计量方式来度量(比如张、份、本等等) ,对于第一份达到客户质量要求的印品也应该有一个很明确的、可以测量的标准(比如SWOP、GRACoL或客户认可的允收标准等) 。还是以卷筒纸印刷机开机程序为例,在这个开机作业流程中,至少需要以下几个SOPs:

　　1) 开机前印刷机(机械)检查SOP; 2) 纸卷收、放卷张力SOP; 3) 根据印品特点的水墨平衡SOP;4) 对合乎要求的印品质量参数(如密度、色差等)的SOP。
　
3　如何创建所需的SOP

　　建立SOP时,有一条原则一定要遵循,那就是应该使与该SOP有关的所有人员,尤其是工作在现场的员工(因为正是他们在第一线工作,他们最清楚自己的工作)参与进来,听取大家的意见,当然专业知识在这里起最主要的作用。另外,印刷企业可能还需要成立一个SOP工作组,对SOP在企业中的实行状况负责,这包括确保SOP得到正确实行、对SOP进行定期的讨论、在必要时对SOP进行更新( SOP的柔性特点)等。

　　建立SOP可能需要企业投入一定的资源,包括人力、财力和物力等,但这些都是为了今后更好的利用企业的资源、取得更大的利益做准备,印刷企业切不可犯“短视”的弊病。

4　印刷企业应注意SOP的2个特征

　　在创建SOP时,印刷企业应注意SOP的以下2个特征:1) SOP的量化。在创建SOP时,应该尽可能的全面、周到,但还有一点同样非常重要,那就是SOP的细节量化,比如说:收放卷张力SOP,应该明确规定每次调节量是多少,以免调节时发生过或者不及的情况。

　　2) SOP的独特性。不同的印刷企业,其设备、生产用的材料以及操作者的水平并不完全相同,因此,其SOP也应该有其独特性,适用于A印刷企业的SOP到B印刷企业中就往往行不通了。

5　SOP可能带来的“麻烦”

　　在SOP的实际应用中,由于组织、团队和其中的成员素质和能力的差别,由于组织投入的资源数量的不同等原因, SOP的应用效果也不尽相同。另外,实行SOP也可能会带来某些“麻烦”。

　　首先, SOP有可能会抑制员工的创造性。对于某个作业流程,有的员工可能会有更好的办法从而使得生产效率大大改善,但这些做法在SOP中却是没有的,如果这时还总是严格遵循以前的SOP,那么将会造成员工的创意无法转化为生产力、员工创造性受挫、印刷企业也因此而没能在原有基础上进一步提升效益的结果。因此,为了克服SOP可能的抑制性副作用,要求印刷企业管理层能够倾听和收集员工的想法和创意。SOP可能带来的另一个“麻烦”,是人们容易过度依赖SOP而丧失进取精神,这与前头讲到的SOP抑制性恰好是相对的。SOP是不可能将作业流程中所有可能发生的事情都包括进去的,因此,我们以为, SOP应该具有一定的柔性。当企业的内、外环境(比如工艺、设备和市场等)发生变化时,或者有事物(比如员工的创意)可以引发环境发生变化时, SOP也应该做出相应的改变,这就是硬性的SOP所应该具有的柔性。当然,在新的SOP被证明有效并付诸实施之前,必须严格遵循原有的SOP,否则极易造成混乱。

6　SOP在我国印刷企业的应用现状

　　对于印刷企业而言,在印前、印刷、印后以及成品发货等各个作业流程,都有必要建立相应的标准化作业流程,确保印品质量和企业的服务得到客户的认可。

　　SOP在我国的一些较大型印刷企业中的应用已经初见成效。但由于各种原因,仍然还有许多印刷企业对SOP并没有达到应有的认知程度,有的印刷企业虽然有SOP,但执行并不到位,形同虚设;有的SOP本身就不够完善,有的是数年前制定的,但如今仍然在使用(实际上员工很可能并没有依据这些SOP进行操作) ;而有的印刷企业根本就没有任何SOP,他们仍旧抱着“经验为先,经验为本”的态度,以为经验可以解决所有问题,这类企业往往有一个特点,那就是对员工的发展重视不够,很少注入新鲜血液,因为对于他们而言招收新员工尤其是大中专院校毕业生近乎“浪费”。

　　对于那些还没有认识到SOP的重要性、没有将SOP做到实处的印刷企业,应该及时地改变观念,着手建立自己的SOP并把其落实到实处,有了SOP以后不要只是“墙上一挂或者机上一贴”,形式主义对企业是有百弊而无一利的。

7　结　语

　　SOP可以说是质量管理的产物,企业不仅要能够生产出质量合格的产品,更需要持续地获得稳定的质量, SOP正为此提供了保证。但同时也应该注意到,硬性的SOP也应该具有柔性, SOP应该是相对发展的,而不是绝对静止的,执行SOP以寻求生产效率的最大化,符合企业追求利益最大化的目标。相信当印刷企业将SOP做到实处时,一定可以享受到质量效益的成果。